Es la pregunta que más nos llega, y casi siempre viene con la misma frase detrás: «llevo doce años con mi hoja y no he tenido un solo problema». Te lo creo. El problema no es tu hoja: es que la ley ha cambiado de idea sobre qué es un sistema de facturación válido.
La respuesta corta
No vas a poder seguir facturando con tu Excel tal y como lo usas hoy. A partir del calendario vigente, cada factura que emitas con un ordenador tiene que salir de un sistema informático de facturación que cumpla unos requisitos concretos, y una hoja de cálculo por sí sola no los cumple ninguno.
Ahora, la respuesta larga tiene matices que cambian bastante el panorama. Vamos por partes.
Qué dice exactamente la norma
La norma de referencia es el Real Decreto 1007/2023, que aprueba el reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación. Su desarrollo técnico —los formatos, los campos, cómo se calcula la huella— está en la Orden HAC/1177/2024.
Según el calendario vigente, la obligación entra por fases:
- Sociedades (contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades): desde el 1 de enero de 2027.
- Autónomos y el resto de obligados: desde el 1 de julio de 2027.
Lo que exige el reglamento, resumido en lenguaje llano, es que por cada factura que expidas tu sistema genere un registro de facturación con estas características:
- Que sea inalterable: una vez creado, no se puede modificar ni borrar.
- Que esté encadenado al registro anterior mediante una huella, de forma que si alguien cambiara una factura antigua la cadena dejaría de encajar.
- Que la factura lleve impreso un código QR que permita comprobarla.
- Que el registro se pueda remitir a la Agencia Tributaria, o bien conservarse de forma verificable si el sistema no es de los que envían automáticamente.
Por qué tu hoja de cálculo no cumple
Coge los cuatro puntos de arriba y pásalos por tu hoja.
Inalterable. Una hoja es exactamente lo contrario. Puedes abrir el fichero de hace tres años, cambiar un importe, guardar y no queda rastro. Esa flexibilidad, que es lo que te gusta de ella para todo lo demás, es justo lo que la descalifica aquí.
Encadenada. No hay ninguna huella que relacione la factura número 14 con la 13. Si borras la 13, la 14 sigue tan tranquila.
QR. Se puede generar un QR con una fórmula o un script, sí. Pero el QR que exige el reglamento no es un cuadradito bonito: codifica unos datos concretos que remiten a la comprobación en la sede electrónica de la Agencia Tributaria. Si la factura no está registrada, el QR no lleva a ninguna parte.
Remisión. Tu hoja no habla con la AEAT y no va a empezar a hacerlo sola.
Hay un quinto punto, menos técnico y más incómodo: aunque montaras todo lo anterior con macros, seguirías siendo tú quien controla el fichero. El reglamento no persigue que el resultado parezca correcto, persigue que nadie pueda cambiarlo después, ni siquiera tú.
El matiz importante: la hoja como cuaderno
Aquí está la parte que casi nadie explica. El reglamento regula los sistemas informáticos de facturación, es decir, el programa que produce la factura y su registro. No prohíbe que uses una hoja de cálculo para llevar tus cuentas, hacer previsiones, apuntar quién te debe qué o preparar los datos.
Dicho de otro modo: el problema no es que escribas en una hoja. El problema es que la hoja sea lo último que toca la factura antes de que salga por la puerta.
Esa distinción abre una salida bastante evidente: seguir usando la hoja como el sitio donde metes los datos, y conectarla a un sistema que sí genere el registro conforme. Tú sigues escribiendo donde escribes; la factura la produce otro. Es exactamente la idea sobre la que está construido VeriHoja, pero la idea es anterior a nosotros y no tiene nada de mágica.
¿Y si facturo a mano, en papel?
Si de verdad emites las facturas a mano, con un talonario, sin ordenador de por medio, el reglamento de sistemas informáticos de facturación no te aplica: no hay sistema informático. Lo que sí te sigue aplicando es la normativa general de facturación de siempre.
El detalle es que casi nadie hace eso. Si rellenas una plantilla en el ordenador y la imprimes, ya estás usando un sistema informático. Y si emites una sola factura al año con el ordenador, esa factura tiene que cumplir. No hay un mínimo por debajo del cual te libras.
Las opciones reales que tienes
Vistas sin adornos, son tres.
Un programa de facturación completo. Es la respuesta más común y la que te van a recomendar por defecto. Funciona. El coste no es solo el precio: es aprender otra herramienta, migrar tus datos y trabajar como el programa quiera que trabajes.
La aplicación gratuita de la Agencia Tributaria. La AEAT ofrece una herramienta básica para emitir facturas conformes. Si emites muy pocas y no necesitas nada más, es una opción seria y gratis. Tiene límites, y merece la pena mirarlos antes de decidir.
Un puente sobre tu hoja. Mantienes tu hoja y le añades la capacidad de emitir de forma conforme. Es lo más barato en tiempo, porque no cambias de sitio de trabajo, y lo más razonable si tu volumen es de unas pocas facturas al mes.
Ninguna de las tres es la correcta para todo el mundo. Depende de cuántas facturas emitas, de cuánto te importe seguir trabajando como trabajas y de si ya tienes un programa que estás pagando sin usar.
Qué hacer ahora
No hace falta correr, pero sí conviene no dejarlo para junio de 2027, cuando todo el mundo llame a la vez a su gestoría.
- Mira cuándo te toca a ti: 2027 en enero si eres sociedad, en julio si eres autónomo.
- Cuenta cuántas facturas emites al mes. Es el dato que decide casi todo lo demás.
- Pregunta a tu gestoría si ya tiene una recomendación. Muchas la tienen y no la han comunicado.
- Si ya pagas un programa de facturación, pregunta a su soporte por escrito si cumple el RD 1007/2023 y desde qué versión.
Y quédate con la idea principal: no te obligan a abandonar tu forma de trabajar. Te obligan a que la factura salga de un sistema que no puedas manipular. Son dos cosas distintas, y confundirlas es lo que hace que este cambio parezca más grande de lo que es.