Este artículo es práctico. Damos por hecho que ya sabes qué es Verifactu y que has decidido seguir trabajando en tu hoja de Google Sheets en lugar de mudarte a un programa de facturación. Vamos a dejar esa hoja preparada.
Aviso por delante: la parte final usa VeriHoja, que es nuestro producto. Los tres primeros pasos te sirven igual con cualquier otra herramienta que conecte tu hoja con un sistema conforme, así que no te los saltes por eso.
Paso 0 · Entender qué le vas a pedir a la hoja
Tu hoja no va a emitir la factura. Eso hay que tenerlo claro desde el principio, porque condiciona todo lo demás. Lo que va a hacer tu hoja es guardar los datos de entrada y recibir de vuelta el resultado.
Los datos de entrada son los que tú escribes: fecha, cliente, concepto, importe, IVA. El resultado son tres cosas que llegan después de emitir: el número de factura definitivo, el estado del registro y el código QR.
Por eso la hoja necesita columnas de las dos clases. Mezclarlas es el primer error clásico.
Paso 1 · Montar las columnas
Una estructura mínima que funciona:
| Columna | Para qué | Ejemplo |
|---|---|---|
| Fecha de operación | Cuándo prestaste el servicio | 12/03/2027 |
| NIF del cliente | Obligatorio en facturas completas | B75777847 |
| Nombre o razón social | Tal y como figure en Hacienda | Talleres Ruiz SL |
| Concepto | Descripción de lo facturado | Mantenimiento web marzo |
| Base | Importe sin IVA | 300,00 |
| Tipo de IVA | 0, 4, 10 o 21 | 21 |
| Serie | Normalmente el año | 2027 |
| Nº factura | Lo rellena el sistema | 2027/014 |
| Estado | Lo rellena el sistema | Registrada |
| QR | Lo rellena el sistema | (imagen) |
Tres consejos que ahorran disgustos:
Una fila, una factura. Si necesitas varias líneas de detalle en la misma factura, usa columnas adicionales o una hoja secundaria, pero que la fila principal siga siendo una factura entera. Si mezclas, acabarás emitiendo dos veces lo mismo.
No calcules el total con fórmulas y te fíes de ellas. Puedes tenerlas para verlo, pero el importe legal lo tiene que calcular el sistema que emite, redondeando línea a línea. Si tu fórmula redondea al final y el sistema redondea por línea, os vais a llevar un céntimo de diferencia y el bueno es el suyo.
Deja las tres últimas columnas en blanco y no las toques. Son de solo lectura para ti.
Paso 2 · Poner los datos del cliente en condiciones
El motivo número uno de rechazo de un registro es un NIF mal escrito. No es un capricho del sistema: si el NIF no existe, el registro no se puede asociar a nadie.
Repasa tu lista de clientes antes de emitir nada:
- Sin espacios ni guiones.
B75777847, noB-75.777.847. - La letra en mayúscula, y comprobada. Una letra de control equivocada es un rechazo seguro.
- Clientes extranjeros: llevan su propio tipo de identificación. Si facturas fuera de España con frecuencia, mira ese caso concreto antes de la fecha límite, no el día que te toque.
- Particulares sin NIF: existe la factura simplificada, que no lleva destinatario, con sus propios límites de importe. Si te pasas de ahí, necesitas el NIF sí o sí.
Media hora limpiando esta columna te ahorra semanas de errores repetidos.
Paso 3 · Decidir la serie y arrancar la numeración
La numeración tiene que ser correlativa dentro de cada serie. Es lo de siempre, pero ahora un salto no pasa desapercibido.
Si empiezas a mitad de año con el sistema nuevo, tienes dos opciones sensatas: continuar tu numeración donde la dejaste, o abrir una serie nueva a partir de la fecha de cambio. Las dos son válidas. Lo que no vale es continuar «más o menos» y dejarte huecos.
Elige una, apúntala, y díselo a tu gestoría.
Paso 4 · Conectar la hoja
Aquí entra la herramienta. En el caso de VeriHoja:
- Abres tu hoja y añades el complemento desde el menú de extensiones. No se instala nada en el ordenador.
- Das de alta tu NIF emisor una sola vez: NIF, nombre o razón social y serie por defecto.
- Le dices qué columna es cada cosa. Se hace una vez y se recuerda.
- Seleccionas una fila y pulsas Emitir.
Lo que pasa entonces, por dentro: se recalculan los importes, se comprueba que el número que toca está libre, se genera el registro con su huella encadenada y se envía al certificador que habla con la Agencia Tributaria. Unos segundos después, las tres columnas de resultado se rellenan solas.
Paso 5 · Sacar el QR a tu plantilla de factura
El QR llega a la celda como imagen. Desde ahí lo llevas a tu plantilla de factura, sea un documento, un PDF o la propia hoja si imprimes desde ella.
Comprueba dos cosas la primera vez: que el QR se imprime con nitidez suficiente para escanearlo con un móvil corriente, y que junto a él aparece la mención de que la factura es verificable. Escanéalo tú mismo antes de mandarle nada a un cliente.
Los cinco errores que más rechazos provocan
La fecha de expedición no es hoy. El registro se genera en el momento de expedir. Si el trabajo fue el día 3 y emites el 12, la fecha de expedición es el 12; el día 3 va en la fecha de operación. Intentar emitir con fecha atrasada es el error más común de quien viene de una hoja, porque en una hoja se hace sin pensar.
Un número ya usado. Suele pasar al copiar y pegar filas. Si el sistema te para, hazle caso: emitir dos veces el mismo número es peor.
Tipos de IVA inventados. Solo existen los tipos vigentes. Un 15 % escrito a mano no se convierte en válido porque tú lo escribas.
Recargo de equivalencia puesto a ojo. Va emparejado con el tipo de IVA correspondiente. Si tu cliente está en recargo, márcalo en la fila; no lo sumes tú al importe.
Emitir con el NIF emisor sin verificar. Da de alta tu propio NIF y compruébalo antes de la primera factura, no durante.
Qué hacer cuando algo sale mal
Si el registro se rechaza, la factura no llega a existir y el número no se consume: puedes corregir la fila y volver a emitir con el mismo número. Esto es una buena noticia y conviene saberlo, porque el impulso natural es saltar al siguiente número «por si acaso».
Si la factura sí se emitió y está mal, ya no se toca. Se anula, si no debía existir, o se rectifica, si el error es de contenido. Las dos operaciones dejan constancia, que es exactamente lo que se pretende.
Y ya está
Con la hoja bien montada, emitir deja de ser un trámite y vuelve a ser lo que era: escribir una fila y seguir con tu trabajo. La diferencia es que ahora esa fila deja un rastro que ni tú puedes borrar. Cuesta un poco acostumbrarse; después se agradece.