Si ya pagas un programa de facturación, lo más probable es que no necesites cambiar de herramienta. Lo que sí necesitas es saber, con certeza y por escrito, si ese programa cumple el Real Decreto 1007/2023 y desde qué versión.
El problema es que casi todo el mundo hace la pregunta mal. Escribes «¿cumplís Verifactu?», te contestan «sí, por supuesto» y te quedas igual de desprotegido que antes, porque ese «sí» no dice nada comprobable.
Este artículo es una lista de preguntas concretas. Puedes copiarlas y enviarlas tal cual a tu proveedor o a tu gestoría.
Primero, lo que no existe
Antes de nada, un mito que conviene desmontar: la Agencia Tributaria no homologa ni certifica programas de facturación. No hay un sello oficial, ni un listado de software aprobado, ni un número de registro que puedas consultar.
El modelo que eligió el reglamento es otro: el fabricante firma una declaración responsable en la que afirma que su producto cumple los requisitos, y responde de ello. Es él quien se moja.
Así que si alguien te vende su programa como «certificado por la AEAT» o «homologado por Hacienda», no está siendo preciso. Puede que el producto cumpla perfectamente y que solo sea marketing descuidado, pero es la primera señal para preguntar más.
Las ocho preguntas
Envíalas por correo, no por teléfono. Lo que buscas no es tranquilizarte: es tener una respuesta guardada con fecha y remitente.
1. ¿Tenéis declaración responsable de que el producto cumple el RD 1007/2023? ¿Me la podéis enviar?
Es la pregunta madre. Si la respuesta es que sí, pide el documento. Si la respuesta es larga y no incluye el documento, la respuesta real es que no.
2. ¿Desde qué versión cumple, y en cuál estoy yo?
Muy habitual: la empresa ha adaptado su producto, pero tú estás en una versión antigua, en un plan más barato o en una instalación local que nadie ha actualizado desde 2022. Cumplir «el programa» y cumplir tu instalación no son lo mismo.
3. ¿Se genera un registro de facturación por cada factura que emito?
No vale con que el programa guarde la factura. El reglamento exige un registro por cada factura expedida, y también cuando anulas. Pregunta expresamente por los tres casos: factura normal, factura rectificativa y anulación.
4. ¿Los registros van encadenados por huella?
Es decir: si alguien tocara una factura de hace seis meses, ¿se notaría? La huella de cada registro incorpora la del anterior, de forma que la cadena deja de encajar si algo se modifica por detrás. Sin encadenamiento, no hay Verifactu que valga.
5. ¿La factura sale con el código QR impreso, y con la mención que corresponda?
Pide que te enseñen una factura de ejemplo ya emitida con la versión conforme, en PDF. No un mockup comercial. Vas a ver de un vistazo si el QR está, si se lee y si lleva al lado la mención correspondiente.
6. ¿Remitís los registros a la Agencia Tributaria? ¿En qué modalidad trabaja mi cuenta?
El reglamento contempla dos caminos: sistemas que envían los registros a la AEAT —los llamados Veri*Factu— y sistemas que no los envían y, a cambio, tienen que conservarlos y protegerlos con requisitos adicionales. Ninguno de los dos es ilegal. Pero tú tienes derecho a saber en cuál estás, porque las obligaciones que te quedan encima no son iguales.
7. Si no remitís: ¿cómo garantizáis la integridad y qué pasa con el registro de eventos?
Los sistemas que no envían a la AEAT cargan con exigencias que los que envían no tienen, entre ellas la firma electrónica de los registros y un registro de eventos del propio sistema. Si tu proveedor no ha oído hablar del registro de eventos, ya sabes cuánto ha leído la norma.
8. Si mañana os dejo, ¿cómo me llevo mis registros de facturación?
Poco romántico y muy importante. Los registros hay que conservarlos, y quien los tiene guardados es el programa. Pregunta en qué formato te los exporta y si eso cuesta dinero.
Cómo leer la respuesta que te den
Hay tres tipos de respuesta y se distinguen bien.
La buena. Te mandan la declaración responsable, te dicen la versión, te enseñan una factura de ejemplo y te aclaran en qué modalidad estás. Puede que te avisen de que tienes que actualizar o contratar un módulo. Perfecto: ya sabes qué hacer y cuánto cuesta.
La regular. Te dicen que están en ello y que llegarán a tiempo. Puede ser verdad. Conviene saber que los fabricantes de software tenían su propio plazo para ofrecer productos adaptados, y ese plazo era anterior al tuyo. Ponles una fecha: «¿me confirmáis que en tal mes lo tendré?». Y guarda la respuesta.
La mala. Silencio, evasivas o un «es compatible con Verifactu» sin nada detrás. Aquí no hace falta dramatizar: simplemente empieza a mirar alternativas con calma, que tiempo hay.
Dos casos en los que esto no aplica
Si tributas en Álava, Bizkaia, Gipuzkoa o Navarra, tu norma no es esta. Las haciendas forales vascas tienen TicketBAI y Navarra su propio régimen, con calendarios distintos. Las preguntas de arriba no te sirven tal cual.
Y si tu empresa lleva los libros registro del IVA a través del SII, el suministro inmediato de información, el reglamento de sistemas de facturación te excluye. No es tu caso si eres autónomo o una sociedad pequeña, pero merece la pena comprobarlo con tu asesor antes de contratar nada.
Qué hacer con todo esto hoy
Tres cosas, en este orden.
- Manda las ocho preguntas por escrito. Diez minutos.
- Apunta la fecha en que las mandaste y ponte un recordatorio a tres semanas.
- Mientras tanto, no contrates nada nuevo. Es muy posible que ya estés cubierto y no lo sepas.
Y si la respuesta acaba siendo que tu programa no llega, o que llega cobrándote un plan que no necesitas para las seis facturas que emites al mes, mira opciones proporcionadas a tu tamaño. Nosotros hacemos una, VeriHoja, para quien factura desde una hoja de cálculo; pero lo primero sigue siendo averiguar si de verdad necesitas cambiar algo.