«¿Y esto cuánto me va a costar?» es la primera pregunta de casi todo el mundo, y tiene truco, porque la respuesta honesta no es un número: es que depende de cuánto vale tu tiempo y de cómo trabajas hoy.
Vamos a poner las cuatro vías reales encima de la mesa. Nosotros somos una de ellas, así que léenos con esa desconfianza puesta. Precisamente por eso vamos a decir en qué casos las otras tres ganan.
Antes de nada: la llamada gratis
Si tienes gestoría, empieza por ahí: pregunta si te ofrecen alguna herramienta incluida y si ya tienen decidido qué van a recomendar a sus clientes. Puede que la respuesta sea que no, pero la llamada no cuesta nada y te ahorra elegir algo que después no encaja con cómo trabaja quien te lleva los impuestos.
Y si ya pagas un programa de facturación, la pregunta es aún más corta: ¿esto va a cumplir el RD 1007/2023, y desde cuándo? Si te dicen que sí y te lo ponen por escrito, tu coste de adaptación es cero. Deja de leer y quédate donde estás.
Las cuatro vías
1. La aplicación gratuita de la Agencia Tributaria
Precio: cero.
Coste real: tu tiempo. Cada factura se teclea campo a campo en un formulario, y si además llevas un control propio en otro sitio, la escribes dos veces.
Para quién es mejor: para quien emite pocas facturas al mes, a un puñado de clientes estables, sin necesidad de formato propio ni de conectar la facturación con nada. También para quien está empezando y su prioridad legítima es no gastar un euro. Si te reconoces aquí, es tu opción y no hay más que hablar.
Cuándo se queda corta: cuando el volumen sube, cuando repites facturas iguales cada mes o cuando ya llevas tu facturación en otro sitio y acabas duplicando trabajo.
Lo que no vamos a decirte: sus límites de uso concretos. Son condiciones que la Administración puede revisar, y consultarlas en la sede electrónica te llevará un minuto y será más fiable que este artículo.
2. Un programa de facturación de toda la vida
Precio: una suscripción mensual o anual. No vamos a poner cifras de productos que no son nuestros; míralas tú, que están publicadas y cambian.
Coste real: el precio más la migración. Meter tu cartera de clientes, tus artículos y tus series, y aprender a moverte por una interfaz nueva durante los primeros meses.
Para quién es mejor: para quien necesita más que emitir facturas. Presupuestos que se convierten en factura, control de stock, remesas bancarias, varios usuarios con permisos distintos, contabilidad integrada, recordatorios de cobro. Si tu negocio tiene esa complejidad, un programa completo no es un gasto: es lo que te falta.
Cuándo sobra: cuando emites seis facturas al mes. Pagar y mantener un sistema entero para eso es como comprarse una furgoneta para ir a por el pan.
3. Un complemento sobre tu hoja de cálculo
Precio: en nuestro caso, 9 € al mes o 90 € al año, con 14 días de prueba sin tarjeta y sin límite de facturas. Somos VeriHoja y ese es el precio publicado; hay otras soluciones parecidas y merece la pena que las mires.
Coste real: casi solo el precio, precisamente porque no hay migración. Sigues trabajando donde ya trabajas y añades un paso al final. Sí hay un trabajo previo de ordenar columnas: los datos que la hoja nunca te exigió (tipo de identificación del cliente, calificación de la operación) ahora hacen falta.
Para quién es mejor: para quien lleva años con su hoja de cálculo, la tiene montada a su gusto y no quiere mudarse a un programa entero para emitir unas pocas facturas al mes. El argumento no es el precio: es no cambiar de sitio de trabajo.
Cuándo no somos la respuesta: si no usas hoja de cálculo, no te aportamos nada. Si emites tres facturas al mes, la gratuita te sale mejor. Si necesitas stock y presupuestos, necesitas un programa completo. Si tributas en el País Vasco o en Navarra, el sistema es otro y hoy no lo cubrimos.
4. Desarrollarlo tú mismo
Precio: las horas de quien lo haga, ahora y siempre.
Coste real: esta es la vía cuyo coste más se subestima. No es un proyecto que se acaba: la especificación técnica se actualiza, los servicios de la Agencia Tributaria evolucionan, los certificados caducan y todo eso hay que atenderlo el día que pasa, no el mes que viene.
Y hay una consecuencia que conviene mirar de frente: la Orden HAC/1177/2024 exige que un sistema conforme vaya acompañado de una declaración responsable de que cumple. Si el sistema lo has hecho tú, esa declaración la sostienes tú. Además, el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria distingue entre quien usa un sistema no conforme y quien lo produce, con consecuencias distintas. Si vas por aquí, consúltalo con un abogado antes de escribir la primera línea: no es terreno para un artículo divulgativo.
Para quién es mejor: para empresas con equipo técnico propio, con volumen alto y con la facturación integrada en un sistema a medida que ya existe. En ese contexto tiene todo el sentido.
Para quién es una mala idea: para un autónomo, aunque sepa programar. El proyecto es más divertido que la suscripción, pero el mantenimiento no se acaba nunca.
La cuenta que casi nadie hace
Cuando compares, no mires solo la cuota. Suma:
- Lo que pagas al año.
- Las horas de puesta en marcha, una sola vez.
- Las horas al mes que te lleva emitir. Multiplícalas por doce y por lo que vale tu hora.
- El coste de cambiar después, si te equivocas de opción.
- El coste de llegar tarde. Adaptarte con calma cuesta una tarde; hacerlo en junio de 2027, con la gestoría saturada y sin poder emitir mientras tanto, cuesta bastante más que cualquier suscripción.
Ese último punto es el que más dinero mueve y el que no aparece en ninguna tabla comparativa.
Cómo decidir en tres preguntas
- ¿Dónde llevo hoy mis facturas? Si es un programa que va a cumplir, no cambies nada. Si es una hoja de cálculo que usas de verdad, mira las soluciones que trabajan sobre ella. Si no llevas nada, empieza por la gratuita.
- ¿Cuántas facturas emito al mes? Por debajo de cinco, cualquier cosa de pago es difícil de justificar. Por encima de cincuenta, el tiempo manda sobre el precio.
- ¿Necesito algo más que facturar? Si la respuesta incluye stock, presupuestos o varios usuarios, vete directo a un programa completo.
Una última cosa
Las fechas son el 1 de enero de 2027 para sociedades y el 1 de julio de 2027 para autónomos. Queda tiempo, y ese tiempo es justamente lo que hace que la decisión sea barata.
Elijas lo que elijas, pide por escrito que el sistema cumple el RD 1007/2023. Es gratis, tarda un correo y es lo único que de verdad te protege.